PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
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| Facilitação Gráfica Max Ribeiro |
Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos. A aplicação de conhecimento requer o gerenciamento eficaz dos processos de gerenciamento de projetos.
Um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado. Cada processo é caracterizado por suas entradas, ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas, e as saídas resultantes. O gerente de projetos deve levar em consideração os ativos de processos organizacionais e os fatores ambientais da empresa. Eles devem ser considerados para todos os processos, mesmo que não estejam explicitamente listados como entradas na especificação do processo. Os ativos de processos organizacionais fornecem diretrizes e critérios para adequação dos processos da organização às necessidades específicas do projeto. Os fatores ambientais da empresa podem restringir as opções de gerenciamento de projetos.
Para que um projeto seja bem-sucedido, a equipe de projeto deveria:
- – selecionar os processos apropriados para cumprir os objetivos do projeto;
- – usar uma abordagem definida que pode ser adaptada para cumprir os objetivos do projeto;
- – estabelecer e manter a comunicação e o engajamento apropriado com as partes interessadas;
- – cumprir os requisitos para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas;
- – obter um equilíbrio entre as demandas concorrentes do escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos para criar o produto, serviço ou resultado especificado.
Os processos de projetos são executados pela equipe do projeto com a interação das partes interessadas e, em geral, podem ser classificadas em uma de duas categorias principais:
a) Processos de gerenciamento de projetos: esses processos garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua existência. Esses processos abrangem ferramentas e técnicas envolvidas na aplicação de habilidades e capacidades descritas nas áreas de conhecimento;
b) Processos orientados a produtos: esses processos especificam e criam o produto do projeto. Os processos orientados a produtos são normalmente definidos pelo ciclo de vida do projeto e variam de acordo com a área de aplicação e a fase do ciclo de vida do produto. O escopo do projeto não pode ser definido sem algum entendimento básico de como criar o produto especificado. Por exemplo, as diversas técnicas e ferramentas de construção devem ser consideradas ao determinar a complexidade geral da casa construída.
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Os processos de gerenciamento de projetos são aplicados globalmente e nos mais diversos setores econômicos e industriais. “Boa prática” significa que existe um acordo geral de que a aplicação dos processos de gerenciamento de projetos pode aumentar as chances de sucesso em uma ampla gama de projetos. Boa prática não significa que os conhecimentos, habilidades e os processos descrito devem ser sempre aplicados de forma uniforme em todos os projetos. Para qualquer projeto específico, o gerente de projeto, em colaboração com a equipe de projeto, é sempre responsável por determinar quais processos são apropriados e o grau apropriado de rigor para cada um.
“Os gerentes de projetos e suas equipes devem abordar com cuidado cada processo e as suas entradas e saídas e determinar quais são aplicáveis ao projeto em que estão trabalhando. O Guia PMBOK pode ser usado como recurso para gerenciar um projeto e também considera a abordagem e metodologia geral que será usada no projeto. Este esforço é conhecido com adequação.”
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O gerenciamento de projeto é um empreendimento integrado que requer que cada processo e produto seja alinhado e conectado de forma apropriada com os outros processos para facilitar a coordenação. As ações adotadas durante um processo em geral afetam esse e outros processos relacionados. Por exemplo, uma mudança no escopo costuma afetar o custo do projeto, mas pode não afetar o plano de gerenciamento de comunicações ou o nível de risco. Com frequência, essas interações entre processos exigem compensações entre os requisitos e os objetivos do projeto, e as compensações de desempenho variarão de um projeto para outro e de uma organização para outra. O gerenciamento de projetos bem-sucedido inclui gerenciar ativamente essas interações para cumprir os requisitos do patrocinador, do cliente e de outras partes interessadas. Em algumas circunstâncias um processo ou conjunto de processos deverá ser iterado várias vezes para alcançar os resultados desejados.
Os projetos existem em uma organização e não podem operar como um sistema fechado. Eles requerem a entrada de dados da organização e externos, e entregam capacidades à organização. Os processos de projetos podem gerar informações para aprimorar o gerenciamento de projetos ativos de processos organizacionais.
O Guia PMBOK, descreve a natureza dos processos de gerenciamento de projetos em termos de integração entre processos, suas interações e seus objetivos. Os processos de gerenciamento de projetos são agrupados em cinco categorias conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos ou grupos de processos:
1. Grupo de processos de iniciação: os processos executados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase;
2. Grupo de processos de planejamento: os processos necessários para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado;
3. Grupo de processos de execução: os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento de projeto para satisfazer as especificações do projeto;
4. Grupo de processos de monitoramento de controle: os processos exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes.
5. Grupo de processos de encerramento: os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando o encerrar formalmente o projeto ou fase.
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Referência:
Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK. Project Management Institute – 5 ed. São Paulo, Saraiva: 2014.